Zaalverhuur, al 'Hilde' tijd in goede handen

TEKST: NICK HERWEYERS - FOTO: SOFHIE LEGEIN

20 jaar lang staan jullie in voor de zaalverhuur en de planning. Dat klinkt allemaal zeer algemeen, wat houdt dat achter de schermen precies in?

Hilde L: Het cultuurcentrum heeft natuurlijk een eigen programmatie die op de eerste plaats komt, maar daarnaast kan iedereen die wil ook de zalen huren. Dat gebeurt volgens een reglement met categorieën. Een vereniging van Koksijde die een benefiet wil organiseren zal minder betalen dan een bank die een feest wil geven om zijn klanten te bedanken, bijvoorbeeld.

Hilde H: Het begint met een telefoontje. Eens de datum geprikt is en de huurprijs afgesproken, volgt heel de organisatie.

Hilde (Huyghe), jij maakte de opstart mee, hoe verliep die voor jou?

Hilde H: Voor mij was het niet nieuw. Ik had in Heist-op-den-Berg de opstart van het cultuurcentrum meegemaakt vanaf 1990. Daar deed ik de programmatie en hadden we niets: geen computer noch typmachine. Hier hadden we dat gelukkig wel al (lacht), maar was mijn taak zaalverhuur, wat toch wat wennen was. De verhuur van zalen kende snel zijn opmars. Ik heb veel ervaring uit Heist-op-den-Berg kunnen gebruiken hier in Koksijde.

Hilde L: De tijd staat niet stil, ondertussen werken we met knappe software waarmee je ook bijvoorbeeld facturatie, werkuren enzovoort kan monitoren. Allemaal gelinkt aan de voorstellingen. Het is soms een hele puzzel, maar wel handig!

 

Welke beelden of gevoelens roept de opening nog op?

Hilde H: De avond zelf was chaos. Achter de schermen toch. Want de bezoeker heeft daar niets van gemerkt. Maar tot net voor de opening zaten we het podium nog te kuisen. Stress. Dat was echt op het nippertje. Maar we hebben het gehaald.

Kregen jullie al opmerkelijke requests van geïnteresseerde huurders?

Hilde L: Ik vond het speciaal toen de fontein buiten ook werd aangevraagd om errond een receptie te doen. Misschien moeten we die ook opnemen in ons vast aanbod? (lacht)

Een compliment voor de fontein eigenlijk! Over complimentjes gesproken, zijn er felicitaties die jullie zich nog herinneren na een goed verlopen zaalverhuur?

Hilde H: Het mooiste compliment dat ik ooit kreeg, kwam van een moeder wiens twee dochters beiden trouwden op hetzelfde moment. Ze gaven hun huwelijksfeest in onze feestzaal. Die mevrouw was zo dikwijls gekomen om praktische zaken af te toetsen, dat ze erop stond dat ik naar de receptie kwam. Ik zie nog die twee zusjes op de trap staan met hun ouders en schoonouders erbij. Die moeder zag me komen en zei ‘aaah, mijn reddende engel is daar!’ Hartverwarmend!

Wie mag voor jullie altijd eens een zaal komen huren maar kwam - voorlopig - nog niet langs?

Hilde L: Ik wacht nog steeds op een telefoontje van Bazart. Ik ben grote fan! Een concert van hen in de feestzaal, stel je voor. Bij deze, Mathieu Terryn, ik wacht op een belletje om de zaal te huren! (lacht)

Als verantwoordelijke zaalverhuur moet je kunnen rekenen op collega’s. Voor jullie zijn ze heel belangrijk om een zaalverhuur tot een goed einde te brengen. Is er iets dat je nog wil delen met hen na 20 jaar?

Hilde L: Dat het altijd feilloos verloopt. Ondanks het feit dat niet elke organisator even professioneel te werk gaat. Maar net wanneer alles in de soep dreigt te lopen, staan de technici en zaalverantwoordelijken daar, klaar om te helpen. En ze doen dat altijd goed.

Hilde H: Inderdaad, bedankt collega’s en in het bijzonder Fabrice en Miguel, die er eigenlijk al bij zijn van 2000. In die 12 jaar samenwerking kon ik er altijd op vertrouwen dat het goed zou lopen. Super professionele mensen. Kijk, wij kunnen ons dossier voorbereiden, volledig tot in de puntjes, maar als zij hier de dag of avond zelf hun werk niet zouden doen, of ze vegen er hun voeten aan, of ze vergeten zaken, dan slaat dat terug op ons, op het cultuurcentrum in het algemeen. Ook de poetsploeg wil ik extra vermelden, want vergeet niet dat de dag na een fuif de zaal er opnieuw kraaknet moet uitzien voor pakweg een beurs.

Hilde L: Hetzelfde met de vrijwilligers van de bar en de vestiaire die steeds paraat staan!

(c) Bieke Van Belle

Hilde (Huyghe), wat zal Hilde (Lenssens) het meest missen als de tijd gekomen is voor Hilde 3?

Hilde H: Ik heb de gedrevenheid van het werk gemist in die acht jaar dat ik weg ben. De impuls die je krijgt om steeds beter te doen en de waardering die je van collega’s en organisatoren krijgt. Als ik die kreeg, dan wist ik dat ik goed bezig was. De contacten met de klanten mis ik ook. Je leert zo veel bij, maakt kennis met zo veel nieuwe mensen.

Wat denk jij dat je gaat missen na 2022, Hilde (Lenssens), want jouw pensioen is blijkbaar ook in zicht?

Hilde L: Inderdaad. Ik denk dat ik vooral de voorbereiding van een voorstelling zal missen. De sfeer en de gezonde spanning die er hangt voordat een vertoning start. De opbouw achter de schermen.

Eigenlijk het productieproces beleven onder collega’s. Je hebt het gevoel dat je samen iets aan het verwezenlijken bent?

Hilde L: Ja, dat ga ik wel missen. En mijn collegaatjes in mijn bureau.

Zijn ze soms luidruchtig, de collega’s? Je mag eerlijk zijn. (lacht)

Hilde L: Neen hoor, die zijn altijd aan het werk. Ik zeg soms: kom, we moeten eens een beetje bijpraten. Want moet een vrouw niet aan 4000 woorden geraken per dag? Ik dacht het wel! (lacht)

Dat wist ik nog niet! (lacht) Wat is/was jullie favoriete momentje van de week?

Hilde L: Het maakt mijn dag altijd goed als ik een voorstelling of een activiteit kan inboeken. Of als ik zie dat de ticketverkoop van een voorstelling goed loopt. De brochuretijd en de aanloop naar de seizoenvoorstelling vind ik ook altijd leuk.

Hilde H: Voor mij was dat ‘eens naar de overkant gaan’, zo verwoordden we dat toch altijd. Je bureau verlaten om naar de zalen te gaan kijken, waar het allemaal in praktijk gebeurt en ook om even je andere collega’s te zien. Dat gaf mij afwisseling. En een babbeltje slaan met de collega’s van de bibliotheek! Dat deed ik ook regelmatig.

Welke voorstellingen bleven plakken, op welke manier dan ook?

Hilde L: Ik blik bijvoorbeeld blij terug op de verschillende theatervoorstellingen in het dialect, door Het Prethuis, georganiseerd door Dialectgenootschap Bachtn De Kuupe. Van de voorstellingen in de eigen programmatie vond ik ‘Faulty Towers, The Dining Experience’ in 2014 fantastisch. Als toeschouwer zat je echt aan tafel om te dineren. Daar stond ik dan, het diner te serveren samen met de hilarische personages zoals Manuel. En ons ‘Festival Strand’ dat we organiseerden voor het openingsweekend van het seizoen 2014-2015! Verschillende voorstellingen vonden plaats op het strand, ter hoogte van surfclub Windekind.

Hilde H: Eigenlijk vond ik Kommil Foo altijd een echte uitblinker. Een voorstelling die me om een andere reden ook bijblijft, was van Theater Stap in april 2005. Toen ik die avond verantwoordelijke was tijdens een voorstelling, kreeg ik telefoon dat het heel slecht ging met mijn moeder. Ze lag toen al een half jaar in het ziekenhuis. Ik ben meteen gestopt, naar Gent gereden, maar bij mijn aankomst was ze overleden.

Een lach en een traan dus.

Hilde H: Inderdaad. En één van de voorstellingen van komiek Gunter Lamoot blijft me ook bij. Om de foute redenen. Ik stond als avondverantwoordelijke klaar met bloemen op de scène, bedoeld voor hem. Maar toen ik naar hem toe stapte, liep hij weg. Hij keerde dan nog terug, maar vertrok toen wéér. Ik dacht, nu is het genoeg! Waarna ik me terugtrok achter de coulissen. Ja, hij heeft toen op mijn kap gelachen. Zoiets vergeet je niet. (lacht)

Welke zaalhuren waren opmerkelijk?

Hilde L: Ik was onder de indruk van ‘Hong Pong’ bijvoorbeeld. Een beerpong toernooi met maar liefst 125 teams door Semper Festum in 2018 ten voordele van Move to Improve. Opmerkelijk tof. Heel speciaal waren de zaalverhuren voor de uitzonderlijke afscheidsvieringen die we hier meemaakten. We voelden mee met de families, het was ook voor ons moeilijk.

Hilde H: Ik herinner me ook nog het euvel in de keuken waarbij een jongere een pin had uitgetrokken van de brandinstallatie de hele keuken onder een laag schuim werd bedolven. Hij had zijn antwoord: ‘Het blussysteem werkte!’ Heel wat keukentoestellen kregen een dikke smurrie te verduren. Enorm vervelend natuurlijk. Sommige toestellen moesten we weggooien. We hebben toen zelfs de keuken tijdelijk moeten sluiten.

20 jaar Casino, da’s al de moeite. Wat wensen jullie dit cultuurcentrum en haar publiek toe voor de volgende 20 jaar?

Hilde H: Ik zou zeggen: goed gewerkt, doe zo verder, ga ervoor. Programmeer boeiende, ludieke, amusante, verrassende voorstellingen. En aan het team, werk verder met dezelfde drijfveer, dezelfde boost, hetzelfde enthousiasme als 20 jaar geleden. Als één team. Zo moet het zijn. Op naar de volgende 20!

Hilde L: Ik wens hen een vernieuwd CasinoKoksijde toe, letterlijk. Mét een cultuurcafé. Dat zou ik persoonlijk een meerwaarde vinden. Met veel voorstellingen en optredens, en veel kansen voor jonge artiesten.

En misschien ook een derde Hilde die het minstens even goed doet als jullie?

Hildes in koor: (lachen) Ja, graag!